Organiseren is een talent die je wel of niet bezit. Het geluk is dat de meeste mensen die het bezitten, het ook leuk vinden om te doen en vaak ook stressbestendig zijn. Handig! In dit artikel geven we tips hoe je jouw evenement tot een groot succes maakt en hoe je the day after met een grote glimlach terugkijkt.
Zorg voor een realistische planning
Alles op het laatste moment doen, komt vaak voor bij organisatoren, en helpt hen vaak de afgrond in. Zorg er dus voor dat je van te voren alles opschrijft wat je nodig denkt te hebben en calculeer extra tijd in voor onvoorziene omstandigheden (annuleringen, weersveranderingen, lockdown wegens corona). Begin op tijd met het zoeken van de juiste locatie (tips nodig? Lees ons artikel dat we hierover geschreven hebben!), nodig gasten en/of bezoekers op tijd uit, regel de eventuele kaartverkoop, zorg dat er genoeg toiletten en/of ruimtes zijn waar mensen zich even terug kunnen trekken.
Promoot je evenement
Het is erg belangrijk dat jouw evenement zichtbaar is onder de doelgroep die jij voor ogen hebt. Houd hier dus rekening mee: jongeren zijn online bereikbaar, ouderen vaak alleen via Facebook of de krant. Is jouw evenement voor alle leeftijden? Verspreid jouw promotie dan over allerlei kanalen en hang posters op in de plaatselijke supermarkt, bibliotheek, bioscoop etc. om zoveel mogelijk mensen te bereiken. Op Facebook heb je vaak ook plaatselijke groepen per woonplaats, en vaak is het toegestaan om daar een (gratis!) advertentie te plaatsen van jouw evenement. Ook mond-tot-mondreclame is perfect, praat dus zelf veel over jouw evenement bij de bakker, slager, tandarts en iedereen die het maar horen wil.
Zorg voor een mooie aankleding
Indien je van plan bent vaker evenementen te organiseren, is een mooie en eigentijdse aankleding zeer aan te bevelen. Foto’s hiervan zijn namelijk perfecte promotie op social media. Bezoekers van allerlei evenementen zijn eigenlijk meer met zichzelf bezig en willen vooral gezien worden, in plaats van wat er op het evenement zelf te doen en te zien is. Maak hier gebruik van door photoboots te plaatsen, zorg dat er een professionele fotograaf rondloopt voor de mooiste kiekjes en creëer je eigen hashtag zodat het evenement online goed te vinden is.